Hay una situación que se repite muchísimo en hostelería.
El restaurante vende. Hay clientes. La caja se mueve. Los proveedores entregan prácticamente todas las semanas.
Pero cuando llega final de mes aparece la pregunta:
“¿Dónde está el dinero?”
Y normalmente empezamos mirando ventas, personal, alquiler o el precio de los proveedores. Todo eso importa. Pero hay otro lugar donde puede estar escondiéndose parte del problema: el inventario.
Porque todo lo que tienes dentro de una cámara frigorífica, un congelador o un almacén no son simplemente ingredientes.
Es dinero que ya has gastado.
Y si no sabes cuánto tienes, cuánto utilizas y cuánto desaparece, estás gestionando una parte de tu negocio prácticamente a ciegas.
Tu cámara frigorífica también es una cuenta bancaria
Imagina que entras esta noche en tu cámara.
Tienes carne, pescado, verduras, lácteos, salsas, bebidas y productos abiertos de varios servicios anteriores.
Ahora intenta responder rápidamente:
- ¿Cuánto dinero hay aproximadamente ahí dentro?
- ¿Qué productos llevan demasiado tiempo almacenados?
- ¿Qué cantidad debería haber según las ventas realizadas?
- ¿Qué producto estás comprando demasiado?
- ¿Qué producto desaparece más rápido de lo que debería?
Si no puedes responder, tienes un problema de control de inventario.
Y no es algo exclusivamente administrativo.
Una mala gestión puede traducirse en deterioro de producto, compras excesivas, desperdicio, diferencias de stock y horas adicionales de trabajo.
La National Restaurant Association explica cómo una mejor gestión del stock puede ayudar a reducir desperdicio, sobrecompra y pérdidas operativas.
El error de mirar únicamente el food cost
Controlar el porcentaje de coste de alimentos es importante.
Pero conocer un porcentaje al final del mes no siempre te explica por qué tienes ese resultado.
Supongamos que compras 1.000 € de producto.
Una parte termina en platos vendidos. Otra puede quedarse almacenada. Otra puede deteriorarse. Otra puede utilizarse incorrectamente. Otra puede regalarse sin registrarse. Y otra simplemente puede desaparecer sin que nadie sepa exactamente qué ocurrió.
Por eso el inventario sirve para conectar lo que compras con lo que realmente utilizas.
Cuando existe una diferencia recurrente entre lo que teóricamente deberías consumir y lo que realmente consumes, ahí hay algo que investigar.
No necesariamente significa que alguien esté robando.
Puede ser una receta mal estandarizada, porciones demasiado grandes, errores de producción, desperdicio no registrado o simplemente compras mal planificadas.
Antes de buscar culpables, busca datos.
Comprar más barato no siempre significa ahorrar
Este es otro error bastante común.
Un proveedor ofrece un descuento por volumen y pensamos:
“Perfecto. Estoy reduciendo costes.”
No necesariamente.
Si compras 20 unidades porque el precio unitario es menor, pero utilizas 14 y pierdes 6, el descuento probablemente no era ningún ahorro.
Era una compra más barata por unidad, pero una peor decisión para el negocio.
Por eso una buena gestión del inventario no busca simplemente comprar al menor precio posible.
Busca comprar la cantidad correcta, en el momento correcto y con una rotación adecuada.
La merma que no registras no desaparece
Se cae un plato.
Una preparación sale mal.
Un aguacate llega demasiado maduro.
Se prepararon diez raciones de más.
Una botella se rompe.
Una bandeja lleva demasiado tiempo abierta y termina en la basura.
Individualmente parecen pequeñas incidencias.
El problema aparece cuando ocurren todos los días y nadie las registra.
Las pérdidas pueden aparecer en diferentes momentos de la operación: compra, almacenamiento, preparación y servicio.
Puedes consultar este estudio sobre gestión del desperdicio y rendimiento en restauración para profundizar en esta relación.
Si una merma no queda registrada, simplemente aparece más tarde como una diferencia de inventario.
Haz esta prueba durante los próximos 7 días
No necesitas empezar comprando un software caro.
Empieza obteniendo información.
1. Selecciona tus 10 productos más importantes
No intentes controlar absolutamente todo desde el primer día.
Empieza por productos de alto coste, alta rotación o especialmente sensibles a pérdidas.
Por ejemplo: carne, pescado, café, alcohol, aceite, aguacate o cualquier ingrediente que represente una parte relevante de tus compras.
2. Registra el stock inicial
Cuenta las unidades y asigna el coste correspondiente.
Eso convierte una estantería llena de cajas en algo mucho más útil:
dinero inmovilizado.
3. Registra todas las compras
Durante esa semana anota las entradas de producto.
Necesitas poder reconstruir qué ocurrió con tu inventario sin depender de la memoria de nadie.
4. Registra las mermas
No hace falta escribir un informe cada vez que se tira un tomate.
Necesitas un sistema sencillo:
Producto + cantidad + motivo.
Por ejemplo:
Salmón — 600 g — preparación excesiva.
Después de varias semanas empiezan a aparecer patrones.
5. Vuelve a contar
Al final del periodo compara el stock inicial, las compras realizadas, el consumo esperado y el stock final.
Cuando aparecen diferencias importantes, investiga.
Ahí es donde el inventario deja de ser una tarea administrativa y empieza a convertirse en una herramienta de gestión.
Lo importante no es contar productos, sino encontrar patrones
Hacer un conteo semanal para guardar después el Excel en una carpeta no sirve de demasiado.
La pregunta es:
¿Qué decisión vas a tomar con esa información?
Quizá descubres que compras demasiado los lunes.
Que una preparación genera demasiada merma.
Que las porciones reales son superiores a las definidas en la receta.
Que tienes demasiados ingredientes utilizados únicamente en uno o dos platos.
O que determinado producto tiene diferencias recurrentes entre consumo teórico y real.
Ahí empieza la verdadera eficiencia operativa de un restaurante.
Un menú demasiado complejo también afecta al stock
A veces intentamos solucionar el problema dentro del almacén cuando el origen está en la carta.
Cuantos más ingredientes exclusivos necesitas para mantener determinados platos, más compleja puede convertirse la compra, preparación y rotación.
Esto no significa eliminar media carta mañana.
Significa analizar qué platos venden, cuánto margen dejan y qué complejidad generan.
Un buen menú no debería analizarse únicamente desde el punto de vista gastronómico.
También debería analizarse como una herramienta financiera y operativa.
Por eso, cuando estudiamos la salud financiera de un negocio de hostelería, el análisis de costes debe conectarse con lo que realmente ocurre durante la operación.
El objetivo no es tener menos stock. Es tener el stock correcto
Reducir el inventario indiscriminadamente tampoco es una solución.
Si compras demasiado poco puedes quedarte sin producto durante el servicio, perder ventas o realizar compras urgentes más caras.
El objetivo es encontrar equilibrio.
Suficiente producto para cubrir la demanda esperada, pero no tanto como para llenar cámaras con dinero que puede terminar en la basura.
Y para conseguirlo necesitas combinar ventas históricas, previsión, rotación, recetas y frecuencia de compra.
Antes de intentar vender más, mira dónde estás perdiendo
En hostelería existe una tendencia natural a buscar crecimiento:
Más clientes.
Más publicidad.
Más delivery.
Más promociones.
Más ventas.
Pero aumentar las ventas de un negocio desordenado también puede aumentar algunos de sus problemas.
Antes de invertir exclusivamente en traer más clientes, merece la pena comprobar qué ocurre con cada euro que ya entra en el restaurante.
Compras, personal, mermas, productividad, carta e inventario forman parte de la misma ecuación.
Y aquí hay una idea que para mí es importante:
Facturar más no siempre significa ganar más.
Una última pregunta para tu negocio
Si mañana te pidiera que me dijeras cuánto dinero tienes actualmente dentro de tu almacén, cámaras y congeladores…
¿podrías responderme?
Si la respuesta es no, empezaría por ahí.
No necesitas controlar cien indicadores desde mañana.
Necesitas empezar a controlar aquellos que realmente pueden ayudarte a tomar mejores decisiones.
En BEARMONT analizamos los números y las operaciones de cafeterías y restaurantes para detectar dónde se está perdiendo rentabilidad y convertir esa información en acciones concretas.
Puedes conocer nuestros servicios de consultoría de hostelería o contactar con BEARMONT para estudiar tu negocio.
Leave a Reply